2020年09月14日

会議も新常態へ

弥生はこれまで拠点間の社内会議ではSONYのTV会議システムを活用してきました。多拠点を同時に接続し、資料を投影しながら会議ができ、会社運営では欠かせないツールとして活用してきました。

しかし、新型コロナウイルス禍でリモートワークが原則となると、そもそも会社に人はいませんし、TV会議システムはほとんど活用されなくなりました。その分、Web会議システムが大活躍。弥生ではこれまでもSkypeを一部利用していましたが、使い勝手の観点から結果的にはZoomに一本化することになりました。

その後、緊急事態宣言が解除され、少ないとは言えどもオフィスに人が出るようになると、ここで問題が発生します。Zoomは、皆がリモートでバラバラな場所にいる分には非常にいいのですが、一部の人がオフィス、残りがリモートの場合は運用が難しくなります。既に経験済みの方が多いと思いますが、一ヶ所で複数のマイクやスピーカーがあると、音がハウリングします(これはZoomに限らず、Web会議全般で発生することですが)。これは、一ヶ所で使用するマイク/スピーカーを一つに絞れば解消はされるのですが、そうすると今度はオフィスでの会話がリモートの人からするととても聞きにくくなります。例えば、オフィスに5人、リモートに20人といった場合、オフィスの5人が話している内容がリモートの20人に伝わりにくくなります。

7月頭にBorn Digital研究会を開催した際には、既存のTV会議システムとZoomを組み合わせることで何とかこの課題をクリアしたのですが、設定がなかなか大変で、気軽に使えるというものではありませんでした。そこで7月には新兵器を投入。弥生の優秀な情報システム部(笑)がEIPAの設立総会に向けて、新しいデバイスを用意してくれました。これが大当たりで、Zoomで参加した方によると、オフィスでのやり取りも問題なく聞き取れたとのこと。この会議は実はこのデバイスの試用も兼ねていたのですが、その場で正式導入を決定。8月中には、弥生全社での導入を済ませました。長く使ってきたTV会議システムもあっという間にさようなら。これも新常態(New Normal)への適応ということでしょうか(笑)。

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このデバイスはLogicoolが提供しているZoom Rooms用の会議室ソリューションというものです。Logicoolと言えば、マウスやキーボードが有名ですが(個人的にもマウスはLogicool派です)、こんなデバイスも作っていたんですね。そういえば、Logicoolと言えば、Webカメラでも有名ですから、その延長線上にあるのでしょう。この仕組みでは一つの会議室に最大7台のマイクを設置でき(当然マイク間で干渉が起きないように制御されています)、会議室全員をカバーすることが可能です。弥生では一番大きい会議室で4台のマイクを設置しましたが、これで十分。

先日はEIPAの3回目の会合を開きましたが、この際には弥生オフィスからの参加が私も含めて8名ほど。これに対してZoom参加者は130人前後(上の写真では参加者が133人となっています)。100人以上が参加してのオフィス+リモートの会議を無事に行うことができました。冷静に考えれば、これってすごいことです。仮にWeb会議でないとすると、100人以上が集まれる会場を探さなければなりません。この規模はさすがにヤヨイヒロバでも無理。今は特に密を避ける必要がありますから、下手をすれば定員で300名以上の会場を探すことになります。毎回この規模の会場を探すとなれば、機動的に会合を行うことは至難の業です。

新常態(New Normal)は決して妥協することではなく、むしろ効率を上げること。100人超の打合せが機動的にできることで、それを改めて実感しています。
posted by 岡本浩一郎 at 20:21 | TrackBack(0) | 弥生