これは保護くん。保護くんと書いて、「まもるくん」と読みます。一瞬何に使うのかわからないかもしれませんが、機密書類を安全に廃棄するための機密書類回収箱です。この箱に機密書類をどんどん投函しておくと、一定周期(弥生の場合は概ね月に一回)で回収され、機密性を保ったままリサイクルされる仕組みになっています。機密性を保つために、一度投函すると取り出すことができなくなっていますし、回収からリサイクルまで一貫した管理がされるようになっています。
私がこの保護くんと出会ったのは2000年のこと。ボストン コンサルティング グループに入社すると、この保護くんが鎮座していました。経営コンサルティングという仕事は、非常に機密性の高い情報を扱いますので、当然、その情報の廃棄にも万全を期す必要があります。そのための保護くん。
私が弥生に入社した際には、まだ保護くんはなく、皆シュレッダーで機密書類を処分していました。しかし、ご存知のように、シュレッダーは結構時間も手間もかかります。数枚なら一瞬ですが、数十枚、数百枚ともなるとシュレッダーの前に張り付いている必要がありますし、その間にシュレッダーダストが満杯となると、ため息をつきたくなりますよね。
できれば保護くんを入れたいと思いつつ、ランニングコストもあって躊躇していたのですが、プライバシーマークの取得にあわせて2年ほど前に導入しました。いざ導入してみると、ランニングコストも思った程大きい訳ではなく、もっと早く導入すればよかったと感じています。
もちろん、そもそも紙の廃棄をしないのが一番。弥生では、全会議室にプロジェクター or ディスプレイが設置されていますので、会議で紙を配ることは基本的にありません。とはいえ、頂いた資料など、紙をゼロにはできない。そういった時にはとても有益なサービスだと思います。仕事がら紙を扱うことの多い会計事務所にも適しているのではないかと思います。昨年はマイナンバーが鳴り物入りで導入されましたが、今年の年末調整ではいよいよ実運用が始まります。安全に管理することも大事ですが、不要になったら安全に廃棄できるよう準備もしなければなりません。
弥生で利用している投函ボックス形式のものは、一定周期での回収が前提となりますので、それなりに廃棄する紙のボリュームがある場合に最適です。そこまでボリュームがない場合は、段ボールを宅配便で回収する形式のもの(例えばこちらとか、こちらとか)の方がいいかもしれません。ただし、この形式の場合、投函したが最後取り出すことができないという機密性は確保できないので、投函から回収までの機密性確保には注意を要します。
